Przekazywanie akt

Zasady ogólne przekazywania akt

Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum. W przypadku, gdy konieczne stanie się pozostawienie akt w jednostce organizacyjnej na okres dłuższy niż dwa lata, do Archiwum przekazuje się ewidencję tych akt (spisy zdawczo-odbiorcze) z adnotacją, iż jednostka zachowuje te akta wyłącznie na zasadzie wypożyczenia z Archiwum. Przekazywanie dokumentacji składa się z kilku etapów, a jego zasady reguluje "Instrukcja Archiwalna" (zał. nr 3 do Zarządzenia Rektora AWF Warszawa nr 19/2011/2012 z 02.01.2012).

1. Archiwum przejmuje akta spraw ostatecznie załatwionych ze wszystkich jednostek organizacyjnych AWF.
2. Jednostka organizacyjna AWF przekazująca akta sporządza spis zdawczo-odbiorczy dla kat. A w czterech egzemplarzach dla kat. B w trzech egzemplarzach, z czego jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej.
3. Spis zdawczo-odbiorczy powinien być podpisany przez pracownika sporządzającego go i kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta oraz pracownika archiwum.
4. Jednostki organizacyjne Uczelni przekazują akta do archiwum w stanie uporządkowanym kompletnymi rocznikami.
5. Przez uporządkowanie rozumie się:
   1. ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku chronologicznym, po uprzednim usunięciu elementów metalowych (zszywek, spinaczy, itp.) oraz zbędnych kopii
   2. opisanie teczek na ich stronie tytułowej w następujący sposób:
      • na środku u góry nazwa Uczelni oraz nazwa jednostki organizacyjnej przekazującej akta (pieczątka),
      • w lewym górnym rogu: znak akt, tj. symbol literowy jednostki organizacyjnej oraz symbol klasyfikacyjny według Jednolitego rzeczowego wykazu akt AWF; na teczce osobowej studenta wpisuje się jego numer albumu,
      • w prawym górnym rogu: kategoria archiwalna,
      • na środku teczki – tytuł teczki, tzn. hasło klasyfikacyjne według Jednolitego rzeczowego wykazu akt AWF: w przypadku akt osobowych studenta lub pracownika nazwisko i imię,
      • pod tytułem, kolejny numer tomu akt tego samego typu spraw,
      • poniżej daty skrajne (data pierwszej i ostatniej sprawy w danej teczce).
6. Na teczce osobowej studenta powinny znaleźć się także informacje dotyczące: rodzaju studiów, kierunku, okresu studiów, daty obrony i numeru dyplomu.
7. W przypadku akt kategorii A, ponumerowanie ołówkiem w prawym górnym rogu wszystkich zapisanych stron (paginacja), umieszczenie na wewnętrznej, bocznej stronie okładki akt informacji o liczbie stron spaginowanych oraz spięcie stron klipsami archiwalnymi
8. W jednej teczce winna się znajdować dokumentacja tylko danej kategorii akt, o jednakowym terminie przechowywania,
9. Akta w wewnątrz teczek winny być ułożone w kolejności spisu zawartości począwszy od sprawy najwcześniejszej (tzw. układ książkowy).
10. Pisma w obrębie akt sprawy układa się chronologicznie poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę.
11. W razie stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących akt przygotowanych do przekazania, pracownik archiwum zakładowego może odmówić przyjęcia akt.
12. Grubość teczki nie powinna przekraczać 5 cm (ok. 500 arkuszy papieru maszynowego). W sytuacji, gdy w ciągu danego roku kalendarzowego zgrupowano w teczce większą ilość pism, należy taką teczkę podzielić na 2 lub więcej tomów, możliwie o jednakowej grubości, określając je jako tom I, II, III itd.
13. Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ujmuje się wyłącznie jedną teczkę.
14. Przed przewiezieniem akt należy porozumieć się z Archiwum uczelni w celu ustalenia dokładnego terminu przekazania dokumentacji.